Slider
tmm 000 - Секреты эффективного тайм-менеджмента
Секреты эффективного тайм-менеджмента

Одной из самых популярных тем тренингов у руководителей были и остаются тренинги по организации рабочего времени и самодисциплине. На своих тренингах я говорю о том, что эффективный тайм-менеджмент состоит из 7 этапов.


Первый этап – постановка правильной цели

Первый этап – постановка правильной цели. Рассмотрим одну систему постановки целей. Называется она «КЕДР». «КЕДР» состоит из нескольких блоков, и когда мы говорим о постановке целей, буквы расшифровываются следующим образом:

К – конкретика, четкость. Если в цели есть формулировка «больше, раньше», то обязательно указывайте, на сколько – рублей, минут, процентов и пр.

Е – единица измерения. Результат достижения цели должен быть измеримым. «Стать счастливой» – это не единица измерения. А вот «снизить расходы в месяц на 10%» – вполне измеримый результат, который легко можно будет проверить, оценив ваши накопления или просмотрев чеки.

Д – дата. Вы должны быть способны достичь цели в определенные сроки.

Р – реальность. Необходимо реально оценить свои ресурсы по достижению цели. Это не означает, что самоцель не должна быть амбициозной, как раз наоборот. Если цель реалистична, и вы понимаете, что сможете ее достичь за указанный период, пусть и за гранью возможного, вы определяете, что это может произойти. Например, купить BMW X5 – это реалистично, или приобрести яхту длиной 105 м… Конечно, невозможное возможно, но давайте начнем с покупки BMW – в ближайшие 3 года.

tmm 001 - Секреты эффективного тайм-менеджмента

Этап номер два – электронное планирование

Разделите все ваши задачи по важности и срочности. Оперативные задачи – заносим в календарь. Среднесрочные – в приложение Priority Matrix или подобное. Долгосрочные, сложные, разветвленные – в mind-облако.

Уверен, что прямо сейчас рядом с вами есть мобильный телефон, и скорее всего, это смартфон. Также рядом может быть компьютер, открытые приложения – OutLook или iCalendar на Mac – в общем, то, что всегда находится под рукой.

Третий этап – расстановка приоритетов

При определении приоритетов я всегда использую классическое и очень старое правило, которое называется «принцип эффективности Парето». Согласно этому закону, 20% усилий рождают 80% результата. Если речь идет о приоритетах, вы обозначаете их таким образом, чтобы 80% результата действительно рождалось из минимума ваших усилий. Научитесь говорить мягкое «нет» тем вещам и просьбам, которые мешают вам. Распределите все ваши дела по значимости и срочности, начните выполнение с наиболее значимых и срочных, а менее важные сделайте позже.

tmm 002 - Секреты эффективного тайм-менеджмента

Четвертый этап – действия

Вы можете поставить интересные цели, подумать о своих амбициях и сделать, как в одном из высказываний: «Ставь перед собой максимально простые цели – и тогда не будешь разочарован». Если разочарование, связанное с интересными, большими и яркими целями, не для вас, тогда основная из задач – это действовать.
Если вспомнить древний мир и представить, что за нами гонится хищник, конечно же, главное здесь – это не зажигать огонь, например, а спасаться бегством. Однако тогда, когда у нас хорошая заработная плата, уютно дома и вроде бы машина на ходу, часто не хочется действовать агрессивно по отношению к самому себе, а именно – менять свой комфортный образ жизни. Активно действуйте для достижения поставленной цели и не отвлекайтесь.

 

Этап пять – делегирование

Есть три вида задач, которые настоятельно рекомендуется делегировать другим:

  1. Рутинные дела.
  2. Специализированная деятельность, которую могут выполнять, например, портной, горничная и др.
  3. Дела, которые вам не нравятся. Да, именно так. Если вам не по душе то, что вы делаете в данный момент, у вас два варианта: молчать и делать или же делегировать тому человеку, который, поверьте, вполне возможно, именно от этой работы будет получать удовольствие. А если нет, тогда предложите ему деньги или какую-то альтернативу из серии «ты мне – я тебе». Не бойтесь передавать свои дела подчиненным. Таким образом вы разгрузите свой рабочий процесс и дадите проявить себя вашим сотрудникам. Вот так одним выстрелом – двух зайцев.
Шестой этап – отдых

Умейте отдыхать и делайте это с удовольствием. Хочу отметить, что в режиме отдыха не должна работать самодисциплина. Отдыхая, вы действительно вынуждены плыть по течению, отдых не должен быть запланирован. Мозг расслабляется тогда, когда чувствует, что нет опасностей и нет необходимости принимать решения. Вот тогда можно во всех трех режимах получать максимальное удовольствие. Если вы не будете отдыхать, то ваша работоспособность упадет, и на ее место придет глубокая депрессия.

Седьмой этап – привычки

Седьмой этап – привычки. Вырабатывайте полезные привычки. Не реагируйте и не злитесь на спам, занимайтесь спортом, гуляйте, больше спите, смотрите телевизор только тогда, когда получаете реальную пользу для вашей жизни. Берите трубку и перезванивайте, старайтесь отвечать на все письма и телефонные звонки. Возьмите за привычку разбирать документы, вовремя выбрасывать старые бумаги. Работайте за чистым столом. Половина рабочего времени тратится на поиски нужного документа. Успешные люди работают за чистым столом.

tmm 003 - Секреты эффективного тайм-менеджмента

Избегайте паники при виде большого количества работы. Активно анализируйте возникающие задачи. Сохраняйте равновесие, ведь работая до изнеможения, вы не сможете получить желаемый результат. Все эти простые привычки сделают вашу жизнь проще и удобнее.

Теперь выберите только то, чем вы будете пользоваться постоянно, и делайте это 21 день подряд. Вы держите телефон в руках и теперь знаете элементы самодисциплины – действуйте и получайте удовольствие от жизни.