Совместная трапеза – отличный способ объединения и общения. В деловом мире, когда каждая минута на счету, бывает необходимость создать более непринужденную атмосферу и в то же время эффективно трудиться. Такой формат встречи, как деловой завтрак, призван решить этот вопрос. Главное его достоинство – неформальная обстановка и свободное живое общение.
Еще лет 30 назад более распространены были деловые обеды. В последнее время культура совместного употребления пищи и обсуждения профессиональных вопросов сместилась с обеденного времени на утреннее. Но бизнес-завтрак – не просто утренний кофе с коллегами и партнерами, а самостоятельное деловое мероприятие, требующее подготовки и предполагающее специальный этикет.
На деловые завтраки обычно высылаются приглашения, это могут быть клиенты, партнеры, люди из одной отрасли или профессии.
Но можно привести с собой и коллегу. Как правило, мероприятие проводится с 12 до 13 часов. Впереди рабочий день, поэтому временные рамки помогают не затягивать беседу и сосредоточиться на деловых вопросах.
Нужно обратить особое внимание на место, где он будет проходить. Это может быть кафе, ресторан или частный клуб. Уровень заведения должен соответствовать положению, которое занимают приглашенные вами люди. Можно заказать отдельную комнату или vip-зал, чтобы не было отвлекающих моментов; назначить место встречи ближе к работе вашего собеседника, чтобы подчеркнуть уважение к нему. В некоторых случаях деловой завтрак можно организовать и в офисе вашей компании.
При всей популярности бизнес-завтраков в деловой среде некоторых стран он не практикуется – это Япония, Великобритания, Германия, страны Латинской Америки, а для Франции и Швейцарии этот формат общения в офисе просто неприемлем.
Договоренности о месте, времени и составе участников необходимо строго соблюдать. Например, если вы запланировали встречу с одним человеком, чтобы обговорить детали без посторонних, а приглашенный вами сообщает, что придет с кем-то еще, вы должны решить, отвечает ли эта встреча вашим интересам и не будет ли лучше ее отменить.
Одежда на деловом завтраке не должна отвлекать присутствующих от цели встречи, поэтому здесь, несмотря на неформальный характер мероприятия, существует свой дресс-код – это повседневный деловой костюм. Правило распространяется как на мужчин, так и женщин. Хороший тон требует дождаться, пока соберутся все участники встречи, и лишь после этого усаживаться за стол.
Позаботьтесь об удобстве общения – если встреча проходит с одним человеком, а вам нужно разложить на столе бумаги, то лучше сесть за стол на четверых, а не на двоих. В этом случае ваш визави может расположиться справа от вас, а не напротив, что будет гораздо комфортнее, чтобы рассмотреть документы.
Деловой завтрак всегда начинается с аперитива. Он может быть алкогольным и безалкогольным. В некоторых странах Европы вино обязательно присутствует на столе во время еды, в то же время многие негативно относятся к употреблению спиртного в первой половине дня. К тому же встреча предполагает деловую беседу и требует ясного сознания. Поэтому здесь необходимо решить, насколько уместен алкоголь.
Меню завтрака обычно состоит из одной-двух холодных закусок и горячего рыбного либо мясного блюда и десерта. Перед завтраком участникам предлагается коктейль, сухое вино, соки, во время его – минеральная вода, иногда соки. Чай и кофе подаются в завершении завтрака.
Даже если вы и ваши гости заказали блюда, приготовление которых требует разного времени, подавать их нужно одновременно, о чем следует предупредить официанта. Это очень важный момент – не все любят обсуждать серьезные темы непосредственно во время еды. Все важные вопросы стоит обсуждать в начале встречи, в промежутках между подачей блюд и в заключение завтрака.
Главной целью во время завтрака для всех его участников остается интересующая всех тема, поэтому ее необходимо заранее сформулировать и раскрыть во время деловой части встречи. Чем лучше это будет сделано, тем содержательнее пройдет последующая беседа. Организатор встречи должен выступать посредником между гостями и официантами.
Инициатива в проведении встречи гостей, планировании посадки за стол, выборе блюд и их заказе принадлежит ему.
Что касается финансовой стороны, то обычно бизнес-завтрак – бесплатное мероприятие. Согласно правилам делового этикета, если нет другой договоренности, обычно платит тот, кто приглашает. Поэтому важно выбрать место так, чтобы можно было спланировать бюджет, поскольку приглашенный гость может выбрать любые блюда, которые представлены в меню, включая дорогостоящие. Если целью завтрака является формирование деловых связей и установление новых контактов, то на него может быть регистрация и небольшой оргвзнос, близкий по стоимости к самому завтраку в зависимости от города и мероприятия.
Бывают ситуации, когда лучше, чтобы каждый платил за себя. Это актуально для представителей прессы или государственных служащих – завтрак за чужой счет могут счесть попыткой повлиять на прессу или проявлением коррумпированности органов власти. Общим подходом будет все же оплата всех расходов организатором встречи.
В отличие от делового обеда или ужина, бизнес-завтрак не рекомендуется для деловой встречи мужчины и женщины. Во время его нет гендерных различий, люди общаются на уровне равноценных деловых партнерских отношений. Ухаживать за женщиной за столом мужчина может, если он является инициатором встречи.
После завершения делового завтрака следует поблагодарить пригласившего. Иногда это делается с помощью благодарственной записки, но этим элементом делового этикета часто пренебрегают.
